“Yerel Projelere Hibe Programı (GGP)” Japon Devleti tarafından 1989 yılından beri “Japonya Resmi Kalkınma Yardımı (Japan ODA)” kapsamında gelişmemiş ve gelişmekte olan ülkelerde uygulanmaktadır. Programın amacı temel insani ihtiyaçları karşılamak üzere hazırlanmış kalkınma projelerine yönelik geri ödemesiz bir mali yardım sunmaktır. Program kapsamında 130'dan fazla ülkede yaklaşık 20.000 yerel proje gerçekleştirilmiştir. Programın Türkiye'de uygulanması ile ilgili anlaşma Japonya ve Türkiye Devletleri arasında 11 Eylül 2000 tarihinde imzalanmıştır. Program bu tarihten itibaren Türkiye'de uygulanmaktadır.

PROGRAM KRİTERLERİ VE BAŞVURU

2014yılında değerlendirmesi yapılarak 2015 yılında uygulanacak projelerin başvuruları kabul edilmeye başlanmıştır. Proje başvuruları ile ilgili detaylı bilgiler aşağıdaki gibidir.

Başvurusu yapılacak projelerin en geç Nisan 2015-Mart 2016 dönemine ait olması gerekmektedir. (Projenin başlangıç tarihi en erken Nisan 2015 olmalıdır ve projenin en geç 1 yıl içinde tamamlanması gerekmektedir)

Projeler Japonya Büyükelçiliği tarafından belirlenecek olan süre boyunca devam etmelidir. Projeler bu süre boyunca Büyükelçilikçe denetlenir.

Proje Gerçekleştirilecek Bölgeler:

Türkiye'nin tüm bölgelerinden proje başvuruları kabul edilecek olup, ülkenin her yerinde proje uygulanabilecektir. Ancak Doğu ve Güneydoğu Anadolu bölgelerine öncelik verilecektir.

Programa sivil toplum kuruluşları ve belediyeler başvuruda bulunabilirler.

İlköğretim okulları başvuru sahibi olamazlar ancak projeyi uygulama ve sürdürebilme kapasitesine sahip, proje ve bütçe yönetimi tecrübesi olan (kurumuna ait bütçesi olan ve bu bütçeyi yöneten) sivil toplum kuruluşları veya belediyeler ilköğretim okulları adına başvuruda bulunabilirler. Bu durumda Belediye veya sivil toplum kuruluşu başvuru sahibi olarak, ilköğretim okulu ise proje ortağı olarak projede yer alabilir.

 Projeyi uygulama ve sürdürebilme kapasitesine sahip, proje ve bütçe yönetimi tecrübesi olan (kurumuna ait bütçesi olan ve bu bütçeyi yöneten) proje ortağı veya ortakları ile işbirliği yapmaları halinde muhtarlıklar da başvuru sahibi olarak başvuruda bulunabilirler.

 Başvuru sahiplerinin mutlaka proje tecrübesi ve kendi kurumlarına ait bütçelerinin olması gerekmektedir. Bu özelliklere sahip olmayan (proje tecrübesi ve kurumuna ait bütçesi olmayan) kurum/kuruluşlar adına proje tecrübesi ve kurumuna ait bütçesi olan başka kurumlar başvuruda bulunabilir.

Başvuru sahipleri, Türkiye'de yerel seviyedeki kalkınma projeleri uygulayabilecek ve sürdürebilecek kapasiteye sahip, kâr amacı taşımayan kuruluşlar olmalıdır.

 Proje kapsamında hibe yardımı ile edinilen bina, malzeme vb.nin sorumluluğunun proje sahibi kuruluşa ait olması, yalnızca proje sahibi kuruluş tarafından kullanılması zorunluluğu vardır; bunlar üçüncü bir şahıs ya da kuruma devredilemez, kullandırılamaz.

 Devlet kurumları, şirketler, üniversiteler, il özel idareleri, liseler, anasınıfı/anaokullarının (ilköğretim okulu bünyesinde veya bağımsız) başvuruları ile bireysel başvurular kabul edilmemektedir. Ancak, bu kurum/kuruluşlar proje ortağı olarak projeye destek verebilirler.

 İlköğretim okulları başvuru sahibi olamazlar ancak projeyi uygulama ve sürdürebilme kapasitesine sahip, proje ve bütçe yönetimi tecrübesi olan (kurumuna ait bütçesi olan ve bu bütçeyi yöneten) sivil toplum kuruluşları veya belediyeler ilköğretim okulları adına başvuruda bulunabilirler. Bu durumda Belediye veya sivil toplum kuruluşu başvuru sahibi olarak, ilköğretim okulu ise proje ortağı olarak projede yer alabilir.

 Proje tecrübesi ve kendi kurumlarına ait bütçeleri olmayan kurum/kuruluşlar başvuru sahibi olamazlar.
Projeler toplumun dezavantajlı kesimlerini hedeflemeli ve yerel seviyede etkiye sahip olmalıdır. Ayrıca, başvuru sahiplerinin projeden faydalanacak tek kesim olmaması gerekliliği de dikkate alınmalıdır.

Proje başına sağlanabilecek maksimum hibe miktarı 10 milyon Japon Yeni'dir. (10 milyon Japon Yeni yaklaşık olarak 100.000 USD'dir.)Proje harcamaları kapsamındaki Katma Değer Vergisi (KDV) Büyükelçilik tarafından karşılanmamaktadır. KDV tutarı başvuru sahibi veya başvuru sahibi tarafından belirlenecek proje ortakları tarafından ödenmelidir. Bu nedenle proje bütçeleri en fazla 100.000USD (KDV hariç) olarak hazırlanmalıdır.

Projeler toplumdaki dezavantajlı kesimleri hedefleyen konularda, temel insanî ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olmalıdır. Kabul edilen proje konuları aşağıdaki gibidir.

• Temel Sağlık: Koruyucu sağlık hizmetlerinin geliştirilmesi, sağlık merkezlerinin ekipmanlarının yenilenmesi ve yeni ekipman sağlanması
• Engelliler: Engelliler için özel okul veya merkezler, üretime yönelik atölyeler
• Kalkınmada Kadın: Kadınların bölgede kalkınmasını hedefleyen beceri geliştirme, mesleki eğitim ve rehabilitasyon merkezleri
• Kamu Faydası/Diğer Dezavantajlı Kesimler: Yaşlılar için özel bakım merkezleri, huzurevleri, çocuklara ve gençlere yönelik eğitim ve rehabilitasyon merkezleri, sokak çocukları veya kimsesizler için tesisler
• Kapasite Geliştirme ve Eğitim: Mesleki eğitim, özel topluluklar için kapasite geliştirme programları

  Kabul Edilmeyen Proje Konuları:

• Kültür, sanat, spor, turizm
• Çevre düzenlemesi, bahçe çalışmaları
• Üniversite eğitimi projeleri
• Dini merkezlerin yapımı onarımı ve dini aktiviteler
• Araştırmalar
• Yasal danışmanlık
• Yerel düzeyde direkt etkisi olmayan konular
• Başka bir programın kısa vadedeki planlama veya uygulaması kapsamına giren projeler
• Kar amacı taşıyan projeler
• Anasınıfı, anaokulu projeleri
• Temiz su temini

 Proje Kapsamında Desteklenen Bütçe Kalemleri:

Bina yapımı, Bina onarımı, ekipman ve/veya malzeme temini

 Program Kapsamında Desteklenmeyen Bütçe Kalemleri: 
Önerilen proje belirtilen kriterlere uygun olsa dahi, program kapsamında aşağıdaki harcama kalemleri proje bütçesinden karşılanmamaktadır. Proje kapsamında aşağıdaki konularda harcama yapılması gerekiyorsa bu harcamalar başvuru sahibi kurum veya proje ortakları tarafından karşılanmalıdır.

• Burslar
• Seyahat ve konferans harcamaları
• İşletme giderleri (kira, telefon, elektrik, su, ısınma v.b)
• Projede görev alacak personelin maaş ve tazminatları
• Ulaşım ve konaklama giderleri

 Proje başvuru sayısında sınırlama yoktur. Başvuru sahipleri aynı veya farklı konularda birden fazla proje başvurusu yapabilirler.

 Başvuru için gerekli belgelerin en geç 31 Mart 2014 saat 17.30'a kadar Büyükelçiliğe ulaşacak şekilde posta veya kargo yoluyla gönderilmesi gerekmektedir.

Başvuru Adresi:

Japonya Büyükelçiliği

 Ekonomi Bölümü, Yerel Projelere Hibe Programı

Reşit Galip Caddesi, No.: 81 06692 Gaziosmanpaşa, Çankaya - Ankara

Tel:0.312.446 05 00 (Dâhili:14)

 Başvuru İçin Gerekli Belgeler:

1. Başvuru Formu (Başvuru formunu indirmek için lütfen tıklayınız) 
2. Başvuru sahibi kuruluşa ait görsel materyaller (broşür, kitapçık, tanıtım CD'si vb.)
3. Proje yetkilisi adına başvuru sahibi kuruluş tarafından düzenlenmiş yetki belgesi (Örnek yetki belgesi için lütfen tıklayınız)
4. Projenin gerçekleştirileceği yerin detaylı fotoğrafları ve mümkünse video kaydı (lütfen CD’ye kaydederek gönderiniz)
5. Projenin gerçekleştirileceği bina veya arsanın tapu fotokopisi veya en az 10 yıl süreli tahsis, taahhüt belgesi (başvuru yapılabilmesi için projenin gerçekleştirileceği bina veya arsanın proje için kullanımı ile ilgili hiçbir sorun bulunmamalıdır. Kamulaştırma, tahsis veya devir gibi işlemlerin başvurudan önce mutlaka tamamlanmış olması gerekmektedir. Aksi takdirde başvuru değerlendirmeye alınmayacaktır.)

*Japonya Büyükelçiliği Yerel Projelere Hibe Programı ile uygulanan proje kapsamında inşa edilen veya onarılan binaların ise 40 yıl süreyle ilgili projeye tahsis edilmesi zorunludur.

  Başvuru Formu Doldurulurken Dikkat Edilmesi Gereken Konular:

• Başvuru formu ve diğer belgeler Türkçe olarak hazırlanmalıdır.
• Başvuru formu web sitemizdeki mevcut format (Excel) üzerinden bilgisayarda doldurulmalıdır.
• Cevap bölümleri gerektiğinde uzatılabilir veya kısaltılabilir. Ancak, formdaki sorular üzerinde değişiklik yapılmamalıdır.
• Başvuru formundaki soruların cevaplandırılmasında harf/karakter sayısı sınırlaması yoktur. Ancak başvuru formunun tamamı en fazla 10 sayfa (A4 sayfası)olmalıdır.
• Başvuru formu A4 boyutundaki kâğıda basılı olarak gönderilmelidir.
• Başvuru için gerekli belgeler tek kopya halinde gönderilmelidir.
• Başvuru formu doldurulurken kullanılacak yazı karakterlerinde herhangi bir sınırlama yoktur. Ancak, kullanılacak yazı karakterlerinin boyutu en az 10 en fazla 12 olmalıdır.
• Başvuru formunda projenin amacı, konusu ve beklenen etkisi özet olarak açıklanmalıdır.
• Proje yetkilisine ve başvuru sahibi kuruma ait e-mail adresleri ile telefon numaraları başvuru formuna mutlaka yazılmalıdır.
• Başvuru formu ve diğer belgeler başvuru sahibi kurumun en üst düzey yetkilisi ve proje yetkilisi tarafından imzalanmalı ve belgelere başvuru sahibi kurumun kaşesi basılmalıdır.
• Proje başvurusu için sadece yukarıda yazılı belgelerin gönderilmesi gerekmektedir. Lütfen bu belgeler dışında başka belge göndermeyiniz.

Not: Ön Değerlendirme aşamasını geçen projelerden detaylı değerlendirme aşamasında ayrıntılı bilgi ve belgeler talep edilecektir. Ön Değerlendirmeyi geçmeleri halinde detaylı değerlendirme için gerekli belgeleri temin edemeyecek kurumların başvuruda bulunmaması önemle rica olunur. Detaylı değerlendirme için gerekli belgelerin listesini aşağıdaki “detaylı değerlendirme” bölümünde bulabilirsiniz.

 DEĞERLENDİRME VE ONAY

 1-ÖnDeğerlendirme 
Başvuru için gönderilen belgeler Büyükelçilik tarafından incelenerek projenin uygunluğu konusunda karar verilir. Uygun bulunan projeler sürecin ikinci aşaması olan “Detaylı Değerlendirme” aşamasına geçer. Proje programa tamamen uygun olsa dahi, programın söz konusu mali yıla ait önceliklerinden dolayı bu aşamayı geçemeyebilir.

Sonuç Bildirimi: Ön değerlendirmeyi geçerek detaylı değerlendirmeye hak kazanan projeler 2014 yılı Nisan veya Mayıs aylarında web sitesinden duyurulacaktır.

2-Detaylı Değerlendirme 
Ön değerlendirme aşamasında uygun bulunan projeler detaylı değerlendirme aşamasına geçmeye hak kazanır. Bu aşamanın amacı, proje ve başvuru sahibi hakkında kapsamlı bir değerlendirme yapmaktır. Bu çalışma sosyal, teknik, ekonomik, kurumsal, çevresel ve gerekli diğer değerlendirme unsurlarını kapsar.
Büyükelçilik, başvuru sahibi kurum ve proje yetkilisinden çalışmalarını tamamlayabilmeleri için detaylı bilgi ve belgeler isteyecektir. Destekleyici belgeler aşağıdaki gibi olmakla beraber Büyükelçilik gerektiğinde aşağıdakilerden farklı belgeler de talep edebilir.

1. Başvuru sahibine ait resmi belgeler (bağlı olduğu oda, birlik v.b resmi kurum/kuruluşlardan alınmış resmi kayıt belgesi)
2. Başvuru sahibinin 2012 ve 2013 yılına ait bilançosu ve gelir gider tablosu
3. Proje yetkilisine ait özgeçmiş
4. Başvuru sahibinin önceki referans ve proje deneyimleri
5. Projenin gerçekleştirilmesi için gerekli izinler (İlgili resmi kurum/kuruluşlardan)
6. Projenin bitmiş halini gösteren detaylı çizim
7. Detaylı proje bütçesi (Proje harcamaları kapsamındaki Katma Değer Vergisi (KDV) Büyükelçilik tarafından karşılanmamaktadır. KDV tutarı başvuru sahibi veya proje ortağı tarafından ödenecektir. Bu nedenle proje bütçesi KDV hariç olmalı ve USD olarak hazırlanmalıdır)
8. Bütçedeki her kalemin satın alım gerekçesini gösteren belge
9. Teknik şartname (Proje kapsamında satın alınacak her bir malzemenin fotoğrafları ile birlikte adını ve ne işe yaradığını açıklayan belge)
10. Satın alınacak tüm ekipmanlar veya malzemeler için fiyat teklifleri (3 farklı tedarikçiden alınmış olmalıdır. Ancak bölgede sınırlı sayıda tedarikçi olması halinde sadece mevcut tedarikçilerden teklif alınabilir. Tekliflerin 2015 yılı Nisan ayına kadar geçerli olması gerekmektedir)
11. Proje ortaklarının (varsa) katkı konuları ve katkı paylarını gösteren detaylı döküm
12. Projeden faydalanacak hedef topluluk ile ilgili istatistiksel bilgiler
13. Projenin hedeflenen etkilerini sayısal verilerle gösteren değerlendirme raporu (mevcut durum ile projenin gerçekleşmesinden sonra beklen durum arasında karşılaştırmalı olarak)
14. Projenin uygulama aşamalarını tarihleri ile belirten eylem planı (Projenin hangi tarihte hangi aşamasının gerçekleşeceği belirtilmelidir. Eylem planı en erken Nisan 2015’te başlamalı ve en geç Mart 2016’da sona ermelidir)
15. Sürdürülebilirlik Taahhüt Belgesi (Projenin işletim, personel ve bakım giderlerinin nasıl karşılanacağını gösteren belgedir. Giderleri karşılama konusunda bir başka ortak, kuruluş veya resmi kurumdan destek alınacaksa söz konusu ortağın ödeme taahhüdünü gösteren belge sunulmalı ve projenin sürekliliğinin nasıl sağlanacağı detaylı olarak belirtilmelidir)