Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalan ihalelerde, ihale Ajans onayını alarak, açık ihale usulüne göre yeniden düzenlenebilir.

Satın alma rehberinde isteklilerin ihalede hazır bulunması gibi bir şarttan bahsedilmemektedir. İhale açılış oturumu yararlanıcı tarafından bu süreçte oluşturulacak Değerlendirme Komitesi’nin toplanması ve tekliflerin önce teknik, sonra mali teklifler olarak Değerlendirme Komitesi huzurunda açılması işlemidir. Bu işlem sırasında istekli mali tekliflerin açılması da dâhil sürece katılabilir. Ancak daha sonraki aşamalara katılamayacaktır.

Ajansın sağlayacağı mali destek ve yararlanıcının karşılayacağı eş finansman tutarı Ajans tarafından belirlenecek ve sözleşmede belirtilecek olan bankada proje sahibi adına açılacak hesaba yatırılacaktır. Proje kapsamında gerçekleştirilecek harcamalar bu banka hesabından transfer yoluyla yapılmalıdır. Dolayısıyla çek ve senet türü ödeme araçları uygun değildir.

Aynı tedarikçiden yapılan satın almalarda toplam rakam baz alınmalıdır, bir kaç kalem ayrı ayrı doğrudan temin limitinin altında iken, aynı tedarikçiden alınması halinde bu kalemlerin toplam tutarına bakılmalı ve hangi satın alma usulü gerekiyorsa ona göre alım yapılmalıdır.

Projenin erken bitmesi durumunda gerekli raporlama ve harcama belgeleri sunulduğu takdirde hak ediş tek seferde gerçekleştirilebilir. Zeyilnameye gerek kalmaksızın proje erken bir tarihte bitirilebilir.

Temsilciden “malın bedeli ....ya (üreticiye) ödensin” şeklinde bir beyanname yazılırsa doğrudan ödeme yapılabilir. Ya da gerçekleştirilecek sözleşme maddelerine ilave edilebilir.

Satın alma rehberi, Ek-3 teklif dosyası, isteklilere talimatlar bölümü madde 8’de belirtilmek şartıyla yabancı istekliler, yapılacak ihaleye teklif verebilirler. İhalelerde teklif ve ödemelerde geçerli para birimi TL’dir. Ancak Ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması durumunda, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Ajans uygun maliyet belirlerken, teklif tarihi, fatura tarihi ve ödeme tarihine bakar. Bu tarihlerde oluşan kurlardan hangisi düşük ise o kuru uygun maliyet olarak belirler.

Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir. Örneğin; 100.000,00 TL’lik bir bütçede destek oranının %50 olması durumunda 50.000,00 TL destek verilir, eğer harcamalar 100.000,00 yerine 80.000,00 TL olarak gerçekleşirse destek tutarı için %50 olan oran dikkate alınacaktır ve destek tutarı 40.000,00 TL olacaktır.

Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Bütçe aktarımı ile ilgili değişiklikler sınırlandırılmış olup bu konuda projenizle ilgilenen İzleme uzmanınıza danışınız.

Hayır.

Hiçbir şekilde hiçbir tedarikçiye elden ödeme yapılamaz. Ancak aylık 1.000 TL’yi geçmeyen ödemeler yararlanıcı ödeme emri ile tedarikçiye banka veznesinden nakit olarak yapılabilir. Böyle bir işlem gerçekleştirildiğinde ilgili belgeler Ajansa ibraz edilmek üzere 3 saklanmalıdır. Diğer tüm ödemeler, banka proje hesabından diğer tedarikçi banka hesabına transfer şeklinde yapılacaktır. Aksi ödemeler uygun maliyet olarak kabul edilmeyecektir.

Hayır, eş finansmanın tamamının başlangıçta yatırılması zorunlu değildir. Projede öngörülen harcamaların gerçekleşme durumuna göre eş finansman süreç içerisinde parça parça yatırılabilir.

Sözleşme özel koşullarda belirtildiği üzere mali desteğin kaydı gelir olarak muhasebeleştirilecektir

Sınırlı deneme üretiminin (bütçelendirilmiş olması koşuluyla) gerektirdiği alımlar haricinde hammadde alımları uygun maliyet olarak kabul edilmemektedir.

Uygun dolaylı maliyetler götürü olarak bütçelendirileceği için proje başvurusu esnasında bunlarla ilgili herhangi bir destekleyici belgenin sunulması gerekmemektedir. Ancak projenin uygulanması sırasında maliyetlerin doğrulanabilmesi amacıyla harcama yapıldığını gösterir belgeler istenecektir.

Hayır, proje kapsamında yapılacak satın alımlarda ortaya çıkan maliyetin yararlanıcıya düşen kısmının proje süresi sonrasına sarkacak şekilde taksitlendirilmesi mümkün değildir. Projeye ilişkin bütün harcamalar (henüz Ajanstan alınmamış nihai ödeme tutarı da dâhil olmak üzere) yararlanıcı tarafından proje süresi bitmeden tamamlanmalıdır.

Başvuru Sahibi ve Ortakları eş finansmanın tamamını kendi öz kaynaklarından karşılayabilecekleri gibi, kredi, leasing vb. finansman yolu ile de temin edebilirler. Leasing işlemi yapılması durumunda leasing işlemine konu olan taşınır/taşınmaz malın mülkiyetinin proje uygulama süresi içerisinde Başvuru Sahibine geçmesi gerekmektedir. Dolayısı ile proje uygulama süresinden daha uzun vadeli Leasing yapılması uygun olmayacaktır.

Proje uygulama süresi azami 24 aydır. Bu süre içerisinde başvuru sahipleri proje süresinin uzatılması talebinde bulunabilir. Gerekçeleri kabul edilebilir olmak kaydıyla ve bir defaya mahsus olmak üzere, projeler Ajans yönetim kurulu kararı ile 6 ay, bir defaya mahsus olmak üzere Ajans genel sekreteri kararı ile 1 ay uzatma yapılabilmektedir.

Evet. Projenin tamamlanmasının ardından yararlanıcının devam eden yükümlülükleri ile ilgili olarak denetim ziyaretleri yapılacaktır.

Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin “Desteğin ödenmesi” başlıklı 26. maddesinin altıncı fıkrasında “Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre, Ajansın ödeme yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını tevsik eden belgelerin Ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır”; aynı maddenin yedinci fıkrasında da “Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların Ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır…” hükümleri yer almaktadır. Görüldüğü üzere, desteklenen bir projede ara ödemenin yapılabilmesi için, ilk olarak yararlanıcı tarafından, ön ödeme tutarının yanı sıra yararlanıcıya düşen oranda eş finansman tutarının da proje kapsamında usulünce harcanması ve bu harcamaya dair işlemlerin belgelendirilmesi gerekmektedir. Örneğin; destek oranının %40 olduğu bir projede Ajans tarafından yatırılan ön ödeme tutarı 40.000,00 TL ise bu durumda yararlanıcı ön ödeme eş finansman oranı %60 yani 60.000,00 TL olacaktır ve ara ödeme talebi için 40.000,00+60.000,00=100.000,00 TL’ nin usulünce harcanmış olması gerekmektedir. Ajans ödemelerinde hak ediş usulünün benimsenmesindeki temel amaç, yararlanıcıya aktarılacak kaynağın gerçekten ve sadece proje kapsamında kullanılmasının sağlanmasıdır. Bu bakımdan proje kapsamında harcama belgeleri sunulmaksızın Ajansın ödeme yapması söz konusu değildir. Ancak bu durum, Ajansın yararlanıcının nakit akışını da düzenlemesini gerektirmez. Bu husus, yararlanıcının tamamen kendi takdir ve tasarrufu altında bir konu olup Ajansın bu alana müdahale etmesi söz konusu olamaz. Diğer bir ifadeyle Ajans uygulamasında harcama işleminin gerçekleşmesi bakımından, yararlanıcının taahhüt edici bir işlemle borç altına girmesi yeterli olup bu borcun fiilen ödenmiş olması (kişinin bir tasarruf işlemiyle aktif değerlerinin azalması) gerekmeyebilir. Bu açıdan ara ödemelerde nakit akışını ispatlayan banka dekontları ara raporun destekleyici belgeleri arasında olmak zorunda değildir. Ancak nihai ödemede bu durum aranacaktır. Bununla birlikte, “hak ediş” kavramının genel olarak, “yüklenicinin sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirdiği bir iş karşılığında tahakkuk eden alacağı” ifade ettiği ve buna göre hak ediş 5 kavramının temel iki unsurunun, işin yapılması ve alacağın tahakkuk etmesi olduğu unutulmamalıdır. Dolayısıyla Ajans her halükarda yararlanıcıya ödeme yapmadan önce sözleşmede belirtilen işlerin gereği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edecektir.

Evet. Açık ihale ile yapılan tüm satın alımlarda kanuni zorunluluk olarak taraflar arasında sözleşme yapılır. Damga Vergisi Kanunu’na göre de yapılan her sözleşmede, sözleşme bedelinin KDV hariç tutarı üzerinden bu tutarın her yıl belirlenen oranlar kadar kısmı Damga vergisi olarak yatırılmalıdır.

Sözleşmesi ve dolayısıyla faturası TL olarak düzenlenmiş bir alımda, satıcıya yapılan yabancı para ödemelerin TL karşılığı hesaplanırken Ajans, ihale günündeki, sözleşme günündeki, faturanın düzenlendiği gündeki ve ödemenin yapıldığı gün(ler)deki T.C. Merkez Bankası Döviz Satış kurlarını dikkate alarak bunlar arasından en düşük olan ile ilgili bedelin TL karşılığını hesaplar.

Sözleşme feshi talebinde bulunan yararlanıcı, fesih talebini ve gerekçelerini ayrıntılı olarak açıkladığı bir bildirim mektubunu, istenilen fesih tarihinden en az 1 ay önce Ajansa sunar. - Talebinin haklı bulunması halinde sözleşme karşılıklı feshedilir. Fesih sözleşmesi düzenlenerek varsa yapılan ödemenin Ajansa iadesi talep edilir, gerekli ceza tutarının da Ajansa ödenmesi istenecektir. Fesih sözleşmesi nedenli oluşacak her türlü vergi yükümlülükleri yararlanıcıya aittir. Ajans, o tarihe kadar projenin tamamlanan kısmı için yararlanıcıya ödeme yapılmasına karar verebilir. - Yararlanıcının talebinin haklı bulunmaması halinde, yararlanıcı sözleşmeyi tek taraflı olarak feshederse; Ajans, söz konusu fiil ya da durumun ciddiyeti ile orantılı olarak ve yararlanıcıya da kendi gözlemlerini kayda geçirme imkânı tanıdıktan sonra, sözleşme kapsamında o zamana kadar yapılan ödemeler ile sözleşmeden doğan masraflar ve sözleşmede öngörülen cezai şartı yararlanıcıdan tahsil eder. - Fesih talebi proje uygulama süresinin bitimine 30 gün kalıncaya kadar verilebilir.

Hayır, ödemelerin sözleşme süresi içerisinde yapılması ve alınan ekipmanın mülkiyetinin yararlanıcıya geçmesi gerekmektedir. Bu doğrultuda, sözleşmede belirtilen dönemler itibariyle gerçekleştireceğiniz ara ödeme talepleri ile nihai ödeme talebi kapsamında sunacağınız raporlara ek olarak harcamayı gerçekleştirdiğinize ilişkin faturanın ve ödeme 6 transferine ilişkin ispatlayıcı belgelerin sunulması ve dolayısıyla es-finansman katkınızı proje süresi içerisinde gerçekleştirmeniz gerekmektedir.

Eş finansman banka kredisi olarak karşılanabilir ve bankaya yapılacak geri ödemelerin proje sonrasına sarkması uygundur. Ancak alınan kredinin satın alımı gerçekleştirilecek olan makine – ekipmanın üzerindeki mülkiyet hakkını sınırlandıracak hiçbir hüküm içermemesi gerekmektedir.

Ajansın mali destek kapsamında yapacağı her türlü ödeme, yararlanıcı tarafından kendi nam ve hesabına açılmış ve sözleşmede belirtilen projeye özel hesap numarasına yapılır.

Hayır, proje ortağı proje kapsamında yapılacak satın alımlarda tedarikçi olamaz.

Ajans tarafından desteklenen proje veya faaliyetlerde harcanmak üzere, yararlanıcı tarafından taahhüt edilen nakdi katkıya denir. Yararlanıcılar, kendilerinin karşılamak zorunda oldukları eş finansman tutarını, banka ya da finans kuruluşlarından kredi yoluyla temin edebilirler. Her halükarda, sözleşmeyi imzalayan taraf olması sebebiyle, eş finansman yükümlülüğü yararlanıcının kendi taahhüdü hükmünde olup, yerine getirilmemesi durumunda yararlanıcı bizzat sorumlu olacaktır

Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde Ajanstan destek almaya hak kazanan gerçek veya tüzel kişilere denir.

Teminat Mektubu nihai ödemeyi müteakip yararlanıcıdan alınacak ibraname karşılığında serbest bırakılacaktır.

Projenin uygulama safhasında bu tip değişiklikler meydana gelebilir. Bu değişiklikler bildirim mektubu yoluyla gecikmeksizin Ajansa bildirilerek proje uygulamalarına devam edilebilir.

Hayır, proje süresi bitmeden tüm ödemelerin yapılması kuralının tek istisnası dış denetim ücretidir. Bilindiği gibi proje süresi bitiminden itibaren 1 ay içerisinde nihai rapor ve ekinde Harcama Teyidi Raporu Ajansa sunulmalıdır. Dolayısıyla dış denetim ücretinin uygun maliyet olarak kabul edilebilmesi için proje süresi içerisinde yapılmamışsa dahi en geç nihai rapor sunum tarihine kadar yapılmış olması gerekmektedir.

Yaptığınız satın almaların benzer niteliklere sahip olması halinde öncelikle lotlama işlemi yapmanız gerekmektedir. Lotlama; aynı tedarikçinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması işlemidir. Mesela; faaliyet bütçenizde yer alan ve alımını yapmayı planladığınız bilgisayar, yazıcı, tarayıcı gibi benzer nitelikteki kalemleri tek bir satın alma süreci ile aynı tedarikçiden, toptan temin etme şansınız olduğu için bu kalemlerin alımını tek lot olarak gerçekleştirmeniz gerekmektedir. Aksi durum suni lotlama olarak adlandırılır ve Ajans tarafından uygun görülmez.

Ajansça desteklenen projelerde 2. el makine-ekipman alımı hiçbir şekilde uygun maliyet kabul edilemez.

Ara veya nihai raporunuzu zamanında sunmazsanız, bu yükümlülüğün yerine getirilmeyişinin nedenini belirten kabul edilebilir bir gerekçeyi yazılı bir şekilde raporun teslim edilmesi gereken süre içinde Ajansa iletmeniz gerekmektedir. Gerekçenizi bu sürede göndermemeniz veya gerekçenizin kabul edilmemesi halinde sözleşmede öngörülen cezai şartı sizden tahsil edecektir

Bu konuda sözleşme özel koşullarda belirtilmiş olan cezai müeyyideleri inceleyebilirsiniz. Faaliyetler, performans göstergeleri, raporlamalar, görünürlük gibi taahhütler için cezai müeyyideler belirlenmiş olup ilgili tutarlar ödemelerden düşülecektir.

Ajansa verilmesi zorunlu olan raporlar ile sözleşme değişiklik talepleri Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS)’ne girilmelidir. Sistemde alınacak çıktılar kaşelenmeli, imzalanmalı ve Ajansa ulaştırılmalıdır.

Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında yararlanıcılara yapılan ön ödemelere blokaj uygulanmaktadır. Ajans ilgili satın alma evraklarının, satın alımların faturasının ve fiziksel kontrolünü yapmadan blokeyi kaldırmayacaktır. Ancak dış alımlarda, proje hesabının olduğu bankadan açılmış peşin akreditifli olması durumunda malın Türkiye Gümrüğüne girdiğini gösterir belgelerin ve faturanın sunulması halinde fiziksel kontrol yapılmadan ön ödeme üzerindeki blokaj kaldırılacaktır.

Alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti ve bunlar üzerindeki fikri mülkiyet hakları yararlanıcıya aittir. Yararlanıcının, sözleşme kapsamında sağlanmış tesis, makine, ekipman, teçhizat ve diğer malzemelerin, Ajans Genel Sekreterinin gerekçeli ve yazılı izni olmaksızın proje süresince ve projenin sona ermesinden itibaren üç yıl süreyle üzerinde üçüncü kişi lehine ayni ya da şahsi hak tesis edemeyeceği ve projede belirtilen iş yeri dışında kullanamayacağı, aksi halde destek miktarının iki katı tutarında ajansa tazminat ödeyeceği hususu sözleşmede yer alır.

Destek miktarı 100.000 TL’yi geçen kamu kurumlar dâhil tüm proje sahiplerinden denetim raporu istenecektir.

Proje uygulama rehberi S17’de belirtildiği üzere mali desteğin kaydı tüm kamu kuruluşlarında gelir yöntemiyle muhasebeleştirilebilecektir. Ancak Merkezi Bütçeli Kamu Kurumları kayıtlarını Ajans web sitesinde ilan edilen “Kalkınma Ajanslarınca Kamu İdarelerine Verilen Desteklerin Kullanımı ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Usül ve Esaslar”a göre yapacaklardır.

Satın Alma İşlemlerini 4734’e göre yapan yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetleri kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini, tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler. İhaleyi destek yararlanıcısı gerçekleştirecek ve yürütecektir.

Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında yararlanıcılara yapılan ön ödemelere blokaj uygulanmaktadır. Ajans ilgili satın alımların faturasını ve fiziksel kontrolünü yapmadan blokeyi kaldırmayacaktır. Bloke kaldırmadan önce ilgili satın alımların, satın alma dosyaları talep edilecektir.

Ajansa verilmesi zorunlu olan raporlar ile sözleşme değişiklik talepleri Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS)’ne girilmelidir. Sistemde alınacak çıktılar kaşelenmeli, imzalanmalı ve Ajansa ulaştırılmalıdır.

Hayır, proje süresi bitmeden tüm ödemelerin yapılması kuralının tek istisnası dış denetim ücretidir. Bilindiği gibi proje süresi bitiminden itibaren 1 ay içerisinde nihai rapor ve ekinde Harcama Teyidi Raporu Ajansa sunulmalıdır. Dolayısıyla dış denetim ücretinin uygun maliyet olarak kabul edilebilmesi için proje süresi içerisinde yapılmamışsa dahi en geç nihai rapor sunum tarihine kadar yapılmış olması gerekmektedir.

Projenin uygulama safhasında bu tip değişiklikler meydana gelebilir. Bu değişiklikler bildirim mektubu yoluyla gecikmeksizin Ajansa bildirilerek proje uygulamalarına devam edilebilir.

Ajans’tan alınacak nihai ödeme hariç olmak üzere eşfinansman dâhil Ajanstan alınan ödemelerin tedarikçiye proje süresi içerisinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Toplam bütçenin 1.000.000 TL’ye bittiği düşünülürse, Ajanstan alınacak nihai ödemenin de 70.000 TL olduğunu örneklendirirsek 930.000 TL’lik ödeme transferinin tedarikçiye proje süresi içerisinde yapılması gerekmektedir.

Evet. Projenin tamamlanmasının ardından yararlanıcının devam eden yükümlülükleri ile ilgili olarak denetim ziyaretleri yapılacaktır.

Uygun dolaylı maliyetler götürü olarak bütçelendirileceği için proje başvurusu esnasında bunlarla ilgili herhangi bir destekleyici belgenin sunulması gerekmemektedir. Ancak projenin uygulanması sırasında maliyetlerin doğrulanabilmesi amacıyla harcama yapıldığını gösterir belgeler istenecektir.

Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir. Örneğin; 100.000,00 TL’lik bir bütçede destek oranının %50 olması durumunda 50.000,00 TL destek verilir, eğer harcamalar 100.000,00 yerine 80.000,00 TL olarak gerçekleşirse destek tutarı için %50 olan oran dikkate alınacaktır ve destek tutarı 40.000,00 TL olacaktır.

Projenin erken bitmesi durumunda gerekli raporlama ve harcama belgeleri sunulduğu takdirde hak ediş tek seferde gerçekleştirilebilir. Zeyilname gerekmeksizin proje uygulama süresinden önce bitirilebilir.

Projelerde görevlendirilen personelin veya personellerin görevlendirilmesinin yapıldığı tarih dikkate alınarak, bordrolarında belirtilen tutarlara göre değerlendirme yapılacaktır.

Evet. Kurumlar nihai ödemeyi aldıktan sonra firmalara gerekli ödemeleri yaparak ödeme dekontlarını Ajans ile paylaşmaları gerekmektedir.

Alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti ve bunlar üzerindeki fikri mülkiyet hakları yararlanıcıya aittir. Yararlanıcının, sözleşme kapsamında sağlanmış tesis, makine, ekipman, teçhizat ve diğer malzemelerin, Ajans Genel Sekreterinin gerekçeli ve yazılı izni olmaksızın proje süresince ve projenin sona ermesinden itibaren üç yıl süreyle üzerinde üçüncü kişi lehine ayni ya da şahsi hak tesis edemeyeceği ve projede belirtilen iş yeri dışında kullanamayacağı, aksi halde destek miktarının iki katı tutarında ajansa tazminat ödeyeceği hususu sözleşmede yer alır.